Obsługa korespondencji firmowej i codzienny odbiór poczty
Przejmujemy codzienną obsługę korespondencji wychodzącej: odbiór listów, przygotowanie dokumentów, kopertowanie i nadanie. W Warszawie odbieramy pocztę z biura według ustalonego harmonogramu. Firmy z innych miast mogą przekazać gotowe listy, wydruki lub pliki do realizacji. Statusy i potwierdzenia udostępniamy w e-COK.
Poczta codzienna: od gotowych listów po pliki
Najczęściej obsługujemy klientów z Warszawy: odbieramy od nich korespondencję według ustalonego harmonogramu. Klient z innego miasta Polski może przesłać własną partię korespondencji w jednej przesyłce kurierskiej. Przyjmujemy trzy rodzaje materiałów: listy już w kopertach, wydrukowane dokumenty wymagające opracowania i kopertowania oraz pliki przekazane przez Serwer Dokumentów. Gotowe koperty rejestrujemy w książkach nadawczych listów poleconych lub w zestawieniach listów zwykłych i nadajemy w Poczcie Polskiej. Wydruki opracowujemy, kopertujemy i wysyłamy. Pliki opracowujemy zgodnie z dyspozycją klienta, drukujemy, kopertujemy i przekazujemy przez Pocztę Polską, kuriera albo elektronicznie na wskazany adres e-mail. Kanał i zakres czynności uzgadniamy dla danej partii.
Animacja poniżej pokazuje przykładowy wariant fizycznego odbioru listów od klienta.
Od klienta na pocztę i z potwierdzeniem z powrotem
Zobacz rzeczywisty cykl obsługi listów realizowany przez kuriera i zespół BackOffice Outsourcing.
Cały proces i statusy przesyłek możesz śledzić online w e-COK.Przejdź do e-COK →Kurier jedzie do klienta
Dedykowany kurier przyjeżdża samochodem do siedziby klienta w ustalonym czasie.
Ile warta jest godzina pracy Twojego zespołu?
- Twoja asystentka lub specjaliści tracą codziennie 1-2 godziny na stanie w nieprzewidywalnych kolejkach w placówce pocztowej?
- Brak pewności, czy ważne pisma zostały nadane terminowo (KPA) i trudności w szybkim dostępie do potwierdzeń nadania?
- Potrzebujesz realnej elastyczności (np. dodatkowe odbiory w nagłych wypadkach), a nie sztywnych procedur?
Zyskaj pełną kontrolę i spokój.
Przejmiemy obsługę Twojej korespondencji.
Efektywny outsourcing korespondencji to standard nowoczesnego biura.
Nasza zewnętrzna obsługa korespondencji porządkuje przygotowanie i nadawanie listów. Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy zakres czynności, harmonogram odbiorów oraz sposób ewidencji i przekazywania potwierdzeń.
- Krok 1: Codzienny odbiór poczty (Wygoda)
- Dedykowany kurier codziennie odbiera korespondencję z Twojego biura - także w niestandardowych terminach.
- Dedykowany kurier codziennie odbiera korespondencję z Twojego biura - także w niestandardowych terminach.
- Krok 2: Zarządzanie Korespondencją, Rejestrowanie i Nadawanie (Terminowość)
- Realizujemy masowe nadawanie listów oraz precyzyjną ewidencję każdej przesyłki wychodzącej tego samego dnia.
- Realizujemy masowe nadawanie listów oraz precyzyjną ewidencję każdej przesyłki wychodzącej tego samego dnia.
- Krok 3: Ewidencja Online (Kontrola 24/7)
- Elektroniczne Centrum Obsługi Korespondencji - pełen dostęp online do statusów, raportów i potwierdzeń nadania.
Zaufali nam liderzy swoich branż
-
Globalny Lider Usług Płatniczych (FinTech)
-
Wyzwanie: Obsługa wrażliwej korespondencji finansowej i rygorystyczne wymogi audytowe.
-
Rezultat: Pełna zgodność z normami ISO i bezbłędna ewidencja nadań.
-
Cytat z referencjii: „Zadania realizowane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, co przy naszej branży jest absolutnym priorytetem.”
-
-
Topowa Marka Rozwiązań Medycznych
-
Wyzwanie: Paraliż zespołu administracyjnego przez ręczne kopertowanie dokumentacji medycznej.
-
Rezultat: Eliminacja „ręcznej pracy” i redukcja kosztów operacyjnych.
-
Cytat z referencji: „Współpraca pozwoliła nam znacząco ograniczyć czas oraz koszty. Zadania realizowane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.”
-
-
Globalny Producent (Sektor Przemysłowy & SSC)
-
Wyzwanie: Rozproszona korespondencja i trudności w raportowaniu kosztów dla Centrum Usług Wspólnych (SSC).
-
Rezultat: Centralizacja procesu i dedykowane raporty kosztowe online.
-
Cytat z referencjii: „Firma zapewnia efektywną współpracę z SSC grupy oraz błyskawiczne odpowiadanie na zapytania.”
-
Poproś o wycenę obsługi korespondencji
Obsługa poczty firmowej - pytania przed zleceniem
Co mogę przekazać do obsługi?
Przyjmujemy gotowe listy w kopertach, wydrukowane dokumenty do opracowania i kopertowania oraz pliki przekazane przez Serwer Dokumentów. Zakres prac uzgadniamy dla danej partii.
Czy obsługa poczty firmowej jest dostępna poza Warszawą?
Odbiory korespondencji z biur w Warszawie organizujemy według uzgodnionego harmonogramu. Firma z innego miasta może przesłać partię dokumentów kurierem albo przekazać pliki do druku i wysyłki.
Jakie dane są potrzebne do wyceny?
Przygotuj orientacyjną liczbę listów miesięcznie, adres odbioru, oczekiwaną częstotliwość oraz informację, czy przekazujesz koperty, wydruki czy pliki. Wskaż też rodzaje przesyłek i potrzebne raporty. Na tej podstawie ustalimy zakres i koszt obsługi.
Gdzie sprawdzę statusy i potwierdzenia nadania?
Dane przesyłek, dokumenty i raporty są dostępne online w e-COK w zakresie uzgodnionej obsługi. Pozwala to sprawdzić realizację bez ręcznego zbierania potwierdzeń.
Czym różni się codzienna obsługa poczty od outsourcingu korespondencji?
Ta podstrona opisuje przede wszystkim przygotowanie i nadawanie codziennej korespondencji wychodzącej. Szerszy outsourcing korespondencji może obejmować także odbiór, rejestrację i skanowanie dokumentów przychodzących oraz uzgodnione zadania administracyjne.
Technologia, proces i pełna kontrola
Łączymy sprawną obsługę dokumentów z narzędziami, które dają zespołom bieżący dostęp do statusów, raportów i potwierdzeń.
