Korespondencja pod kontrolą - od pliku lub dokumentu do raportu
Przygotowujemy, drukujemy, kopertujemy, rejestrujemy i nadajemy korespondencję zgodnie z ustalonym zakresem. Bank lub inna instytucja określa treść, zasady zatwierdzania i wymagania dotyczące danych; my organizujemy powtarzalną realizację i przekazujemy uzgodnione potwierdzenia.
Co możemy przejąć
Przygotowanie wysyłki
Weryfikacja kompletności partii według uzgodnionych parametrów, personalizacja, druk i maszynowe kopertowanie.
Nadanie i ewidencja
Przygotowanie przesyłek zwykłych i poleconych, książek nadawczych oraz przekazanie korespondencji do operatora pocztowego.
Statusy i raporty
Zestawienia nadanych przesyłek, potwierdzenia i obsługa zwrotów w zakresie uzgodnionym dla procesu.
Jak ustalamy współpracę
- 01
Zakres i odpowiedzialność
Opisujemy rodzaj korespondencji, źródło danych, punkty akceptacji, terminy, wyjątki oraz osoby upoważnione po obu stronach.
- 02
Dane i kontrola
Uzgadniamy sposób przekazania plików, dostęp, retencję, podwykonawców, raporty oraz tryb zgłaszania incydentów i reklamacji.
- 03
Próbna partia i realizacja
Przed większym wolumenem potwierdzamy wzory i parametry. Każdą partię rozliczamy według uzgodnionych danych i dowodów wykonania.
Wymagania regulacyjne i audyt
Instytucja finansowa ocenia, jak kwalifikować powierzaną czynność i jakie wymagania musi wprowadzić do umowy. Wspólnie określamy dostęp do informacji, możliwość kontroli, zasady korzystania z podwykonawców, ciągłość działania oraz sposób zakończenia współpracy odpowiednio do konkretnej usługi. Nie każdy proces korespondencyjny ma ten sam status regulacyjny.
Dokumenty i weryfikacja
Dane spółki, wpis do rejestru operatorów pocztowych UKE i polisy OC są dostępne na stronie z danymi rejestrowymi. Dokumenty dotyczące ochrony informacji i warunków współpracy udostępniamy w zakładce Pliki. Szczegóły techniczne oraz wymagane dowody omawiamy przy ustalaniu zakresu.
Przydatne źródła dla zespołów zakupowych i compliance
Stanowisko UKNF dotyczące outsourcinguWytyczne EBA dotyczące outsourcingu
Przekaż nam wolumen, rodzaj pism i oczekiwany termin. Przygotujemy proces oraz wycenę dla Twojej instytucji.
Porozmawiaj o obsłudze
