Polityka bezpieczeństwa
Bezpieczeństwo informacji, jakość usług i ciągłość działania są częścią procesów realizowanych przez BackOffice Outsourcing Sp. z o.o. Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do rodzaju informacji, zakresu usługi i zidentyfikowanego ryzyka.
Ostatnia aktualizacja: 16 października 2026 r.
Stosowane normy
W naszych procesach i procedurach stosujemy następujące normy:
- ISO 9001:2026 - Jakość usług i doskonalenie procesów
- ISO/IEC 27001:2022 - Zarządzanie bezpieczeństwem informacji
- ISO/IEC 27002:2022 - Zabezpieczenia informacji
- ISO 22301:2019 - Ciągłość działania
- ISO/IEC 27701:2025 - Zarządzanie ochroną danych osobowych
- ISO 37500:2014 - Zarządzanie outsourcingiem
- ISO 15489-1:2016 - Zarządzanie dokumentacją
1. Zakres polityki
Polityka obejmuje obsługę korespondencji, druk i kopertowanie, dokumentację elektroniczną i papierową, pozostałe procesy outsourcingowe oraz korzystanie z witryny, formularzy i paneli. Ochroną obejmujemy informacje klientów, kontrahentów i pracowników w zakresie wynikającym z realizowanej usługi.
2. Odpowiedzialność i dostęp
Określamy odpowiedzialność za informacje i przyznajemy dostęp osobom upoważnionym, zgodnie z zakresem ich zadań. Stosujemy zasadę minimalnych uprawnień, indywidualne konta i podział ról. Uprawnienia podlegają przeglądom i są zmieniane lub odbierane, gdy ustaje potrzeba dostępu.
3. Ochrona danych osobowych
Przetwarzamy dane w określonym celu i w niezbędnym zakresie, z uwzględnieniem zasad RODO. Rozróżniamy obowiązki administratora danych oraz podmiotu przetwarzającego dane na zlecenie klienta. Zakres przetwarzania, odpowiedzialność i wymagane zabezpieczenia ustalamy stosownie do usługi i właściwej umowy. Szczegółowe informacje o celach, podstawach, odbiorcach, okresach przechowywania i prawach osób znajdują się w zakładce RODO.
4. Bezpieczeństwo systemów i komunikacji
Stosujemy kontrolę dostępu, zabezpieczenia logowania oraz nadzór nad działaniem systemów. Komunikację z witryną i panelami chronimy przez HTTPS. Zabezpieczenia techniczne, aktualizacje, rejestrowanie zdarzeń i zakres dostępu dostosowujemy do potrzeb danego systemu oraz ryzyka.
5. Dokumentacja i tajemnica korespondencji
Dostęp do dokumentów papierowych i elektronicznych ograniczamy do osób uczestniczących w danym procesie. Rejestrujemy obsługę korespondencji w systemie COK, kontrolujemy obieg dokumentów oraz ich przekazywanie i przechowywanie. Informacje objęte tajemnicą pocztową wykorzystujemy w zakresie niezbędnym do wykonania usługi lub spełnienia obowiązku prawnego.
6. Kopie zapasowe i ciągłość działania
Tworzymy kopie zapasowe systemów i danych objętych procedurami, zabezpieczamy dostęp do nich oraz sprawdzamy możliwość odtworzenia. Przygotowujemy działania awaryjne i odtworzeniowe odpowiednie do znaczenia procesu. Celem jest ograniczenie skutków awarii oraz przywrócenie dostępu do informacji i usług.
7. Incydenty i zgłoszenia
Zgłoszenia dotyczące utraty danych, nieuprawnionego dostępu lub innych zagrożeń analizujemy, dokumentujemy i kierujemy do osób odpowiedzialnych. Podejmujemy działania ograniczające skutki zdarzenia oraz zapobiegające jego powtórzeniu. Jeżeli wymagają tego przepisy, realizujemy obowiązki powiadomienia właściwego organu i osób, których dane dotyczą.
8. Dostawcy i współpraca z klientem
Ustalamy zakres i odpowiedzialność dostawców oraz osób uczestniczących w procesie. Udostępnianie informacji ograniczamy do niezbędnego zakresu. Zasady powierzenia danych, poufności, przechowywania i zakończenia współpracy określamy we właściwych umowach i procedurach.
9. Szkolenia, ryzyko i doskonalenie
Szkolimy pracowników w zakresie ochrony informacji i danych osobowych. Analizujemy ryzyka, incydenty, reklamacje i niezgodności, a wnioski wykorzystujemy do aktualizacji procedur oraz doskonalenia jakości i bezpieczeństwa usług.
Powiązane informacje
Zagrożenia i pytania dotyczące ochrony informacji można zgłaszać na adres Pokaż e-mail.
Płatności online, zwroty i dane osobowe
Aktualizacja: 16 października 2026 r.
Płatność kartą lub BLIK odbywa się na stronie Stripe Checkout przez szyfrowane połączenie. Pełnego numeru karty, kodu CVC i kodu BLIK nie zapisujemy w panelu BackOffice. Przed zaliczeniem wpłaty serwer sprawdza potwierdzenie płatności, jej kwotę, walutę i powiązanie z zamówieniem.
