Ofrecemos a nuestros clientes un apoyo integral en la gestión de correspondencia y documentación, garantizando un servicio profesional tanto en formato digital como físico.
Estamos especializados en la ejecución de procesos operativos relacionados con:
Operamos conforme a las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001 e ISO 22301, garantizando el más alto nivel de seguridad de la información, continuidad operativa y pleno cumplimiento del RGPD.
Nuestra infraestructura técnica y operativa permite gestionar altos volúmenes de documentos y correspondencia, manteniendo un control total sobre los costes y los plazos de entrega.
Recepción, registro y procesamiento de documentos electrónicos en formatos PDF, XML, EDI y otros.
Gestión de facturas electrónicas (e-factura), facturas estructuradas (KSeF), recibos electrónicos, actas, informes, notas contables y anexos.
Integración de la correspondencia con los sistemas de flujo de trabajo del cliente y transmisión automática de datos a sistemas ERP (por ejemplo: SAP, OPTIMA, Comarch, Enova365).
Categorización del contenido y clasificación de mensajes (por ejemplo: consultas, reclamaciones, contratos, facturas, notificaciones).
Asignación de casos a los departamentos o personas responsables.
Asignación automática de referencias, estados y prioridades.
Archivo y acceso a documentos conforme a la política de retención del cliente.
OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) – reconocimiento de texto en archivos escaneados (PDF, TIFF, JPG).
Transcripción de datos desde documentos a formatos editables.
Consolidación de mensajes y archivos adjuntos en un mismo expediente.
Gestión de correos electrónicos con los clientes en nombre del cliente (white-label).
Generación de notificaciones, alertas y recordatorios automáticos sobre datos faltantes.
Back-office: actualización de bases de datos, verificación de entradas, control de coherencia de la información.
Generación, impresión y preparación de correspondencia desde la sede del cliente o desde BackOffice Outsourcing.
Personalización y direccionamiento de documentos (por ejemplo: facturas, reclamaciones, notificaciones, cartas oficiales, contratos).
Preparación y embalaje de envíos conforme a los requisitos formales de la oficina de correos o mensajerías.
Impresión masiva y envío de documentos estándar y confidenciales.
Envío de correspondencia registrada (cartas certificadas, ZPO) y no registrada, con confirmación de entrega.
Registro de números de envío y generación de informes de estado.
Conversión de archivos fuente a formatos optimizados para impresión y plegado automático.
Preparación de sobres con direcciones preimpresas.
Verificación de la exactitud de las direcciones (limpieza de bases de datos).
Ensamblaje automático de cartas con múltiples anexos y clasificación por estado (por ejemplo: «para cobro», «para archivo», «para firma»).
Generación de informes diarios/semanales/mensuales desde el sistema de gestión de pedidos.
Facturación basada en costes unitarios o tarifas fijas previamente acordadas con el cliente.
Recepción física de correspondencia desde oficinas de correos, apartados postales, centros logísticos, mensajerías o directamente desde el cliente.
Apertura, clasificación, categorización y registro de los documentos recibidos.
Escaneo y digitalización del contenido completo de los envíos — incluyendo anexos, sobres y cartas de presentación.
Verificación de la integridad y validez formal de los documentos.
Transmisión inmediata de los archivos escaneados a los servidores o sistemas del cliente.
Etiquetado de documentos según directrices (referencias, ID de expediente, clasificador documental).
Eliminación de duplicados, asignación de casos y escalado de excepciones.
Archivado físico de la correspondencia entrante.
Destrucción de correspondencia tras el período de conservación o envío agrupado al cliente.
Registro de envíos mediante códigos únicos (código de barras, QR).
Informes de entrega y confirmación de recepción en el sistema (seguimiento de estado).
Facturación basada en número de envíos, volumen escaneado o tiempo de servicio — conforme al contrato SLA.
