Correspondencia trazable - del archivo al informe de envío
Preparamos, imprimimos, ensobramos, registramos y expedimos correspondencia según el alcance acordado. El banco u otra entidad define el contenido, las aprobaciones y los requisitos de datos; nosotros organizamos la ejecución y entregamos los justificantes pactados.
Qué podemos gestionar
Preparación de envíos
Comprobación de lotes según parámetros acordados, personalización, impresión y ensobrado automático.
Envío y registro
Preparación de cartas ordinarias y certificadas, libros de envío y entrega al operador postal.
Estados e informes
Listados de envíos, justificantes y gestión de devoluciones según el proceso acordado.
Cómo acordamos el servicio
- 01
Alcance y responsabilidades
Definimos tipo de correspondencia, origen de datos, aprobaciones, plazos, excepciones y contactos autorizados.
- 02
Datos y controles
Acordamos transmisión de archivos, acceso, conservación, subcontratistas, informes y comunicación de incidentes y reclamaciones.
- 03
Prueba y ejecución
Aprobamos modelos y parámetros antes de lotes grandes. Conciliamos cada lote con los registros y pruebas acordados.
Requisitos regulatorios y auditoría
La entidad financiera determina cómo clasificar la actividad externalizada y qué requisitos incorporar al contrato. Juntos definimos el acceso a la información, las auditorías, la subcontratación, la continuidad y la finalización para el servicio concreto. No todos los procesos postales tienen la misma consideración regulatoria.
Documentos y verificación
Los datos de la empresa, la inscripción UKE como operador postal y las pólizas de responsabilidad están en la página de datos registrales. Los documentos de seguridad y contratación figuran en Archivos. Acordamos los detalles técnicos y las pruebas exigidas al definir el alcance.
Fuentes para compras y cumplimiento
Posición de UKNF sobre externalización Directrices de la EBA sobre externalización
Indícanos el volumen, tipo de cartas y plazo. Definiremos el proceso y un presupuesto para tu entidad.
Hablemos del proceso
