Postservice für Banken
Vertraulichkeit, Termintreue und vollständige Nachvollziehbarkeit stehen im Mittelpunkt.
Kontakt aufnehmen
Vertrauliche Korrespondenz ohne Raum für Zufälle
Sichere Postbearbeitung für Banken
Anforderungen der Institution sind Teil des Projekts
Vor dem Start berücksichtigen wir alle vom Kunden übermittelten Anforderungen sowie seine Verfahren, Standards, Lieferantenfragebögen und anwendbaren sektoralen Regelungen. Jede Anforderung wird auf den tatsächlichen Leistungsumfang bezogen geprüft, ohne allgemeine Zusagen über das vereinbarte Zusammenarbeitsmodell hinaus.
Anforderungsanalyse
Wir ordnen die übermittelten Anforderungen und bestimmen, welche für den Prozess und das Zusammenarbeitsmodell gelten.
Regulierung und Aufsicht
Soweit anwendbar, berücksichtigen wir einschlägige Leitlinien, aufsichtsrechtliche Erwartungen und die Zusammenarbeit mit befugten Stellen.
Kontroll- und Auditrechte
Wir vereinbaren Umfang der Kontrolle, Zugang zu Informationen und Leistungsnachweisen sowie die Zusammenarbeit bei Audits.
Datenschutz und rechtliche Vorgaben
Wir berücksichtigen Anforderungen an Datenverarbeitung, Berechtigungen, Vertraulichkeit, Aufbewahrung und Pflichten der Parteien.
Vorfälle und Kontinuität
Wir vereinbaren Meldung, Eskalation und Kommunikation bei Vorfällen sowie angemessene Regeln für Kontinuität und Wiederanlauf.
Änderungen und Beendigung
Wir dokumentieren wesentliche Änderungen sowie die sichere Übertragung, Übernahme oder Beendigung des Prozesses.
Unterauftragnehmer und Leistungsorte
Regeln für Unterauftragnehmer, Leistungs- und Datenverarbeitungsorte sowie erforderliche Informationen oder Zustimmungen werden abgestimmt.
Prozessanpassung und Eskalation
Datenübergabe, Kontrollen, Reporting, Ausnahmen und Eskalationswege werden vor dem Start festgelegt.
Vertragliche Festlegungen
Verantwortlichkeiten, SLA, KPI, Verfahren, Nachweise, Berichte und Änderungsregeln werden in den Einführungs- und Vertragsunterlagen beschrieben.
Vertraulichkeit von Informationen
Detaillierte Fragebogenantworten sowie Informationen zu Schutzmaßnahmen, Konfigurationen, Kunden und Betriebsdaten erhalten nur befugte Personen.
Leistungsumfang
- Tägliche und serielle Korrespondenz
- Druck und Personalisierung
- Einlieferung und Bestätigungen
- Berichte und Rückläufer
Unterstützung für Bankprozesse
Dokumente und variable Daten
Wir bereiten Daten und Dokumente nach dem vereinbarten Schema für Personalisierung, Druck und Versand auf.
Standard- und Einschreibsendungen
Versandarten, Fristen und Nachweise werden dem jeweiligen Vorgang und seinen Anforderungen zugeordnet.
Nachweise und Rückläufer
Einlieferungsnachweise, Status und Rückläufer werden erfasst und nach den vereinbarten Regeln weitergegeben.
Sicherheitsgrundsätze
Rollenbasierter Zugriff
Zugriff auf Daten und Dokumente erhalten ausschließlich die für den jeweiligen Arbeitsschritt berechtigten Personen.
Kontrollierte Übergaben
Daten, Dokumente und Sendungen werden an festgelegten Übergabepunkten nachvollziehbar übergeben.
Abweichungsmanagement
Für Fehler, fehlende Daten und andere Ausnahmen gelten dokumentierte Entscheidungs- und Eskalationswege.
Was Ihr Unternehmen erhält
Klare Verantwortlichkeiten
Vor dem Start vereinbaren wir Aufgaben, Fristen, Ansprechpartner sowie die Übergabe von Daten und Dokumenten.
Kontrolle über die Ausführung
Berichte, Status und vereinbarte Kontrollpunkte machen Fortschritt sichtbar und zeigen Abweichungen frühzeitig.
Ein skalierbarer Prozess
Der Umfang kann mit Volumen, weiteren Standorten oder neuen Anforderungen der Organisation wachsen.
So starten wir die Zusammenarbeit
- 1 Analyse des aktuellen Prozesses und Volumens
- 2 Vereinbarung von Umfang, Zeitplan und Reporting
- 3 Kontrollierter Start und laufende Optimierung
Häufig gestellte Fragen
Wie wird Vertraulichkeit gewährleistet?
Zugriffe, Rollen, Übergaben und Protokollierung werden an den Schutzbedarf des Prozesses angepasst.
Sind Einlieferungsnachweise verfügbar?
Ja. Bücher, Sammelnachweise und Statusberichte werden gemäß dem vereinbarten Modell bereitgestellt.
Kann der Service skaliert werden?
Ja. Personal- und Produktionskapazitäten können an regelmäßige Volumen sowie Versandspitzen angepasst werden.
Berücksichtigen Sie Anforderungen der Institution und Lieferantenfragebögen?
Ja. Vor dem Start ordnen wir Anforderungen, Verfahren, Standards und Lieferantenfragen und beziehen sie auf den tatsächlichen Leistungsumfang.
Wie gehen Sie mit Anforderungen eines regulierten Sektors um?
Soweit anwendbar, berücksichtigen wir einschlägige Leitlinien, aufsichtsrechtliche Erwartungen, Pflichten der Parteien und die Zusammenarbeit mit befugten Stellen. Projektspezifische Festlegungen werden dokumentiert.
Behält der Kunde Kontroll- und Auditrechte?
Umfang der Kontrolle, Zugang zu Informationen und Leistungsnachweisen sowie die Zusammenarbeit bei Audits werden in Einführungs- und Vertragsunterlagen vereinbart.
Wie werden Datenschutz und Vertraulichkeit behandelt?
Wir vereinbaren Rollen, Berechtigungen, Zugriff, Datenübertragung, Aufbewahrung, Vertraulichkeit und Dokumentenhandhabung. Details zu Schutzmaßnahmen erhalten nur befugte Personen.
Was geschieht bei einem Vorfall oder einer Unterbrechung?
Vor dem Start vereinbaren wir Meldung, Eskalation, Kommunikation, Verantwortlichkeiten, Kontinuität und Wiederanlauf passend zum Leistungsumfang.
Können Unterauftragnehmer eingesetzt werden?
Regeln, erforderliche Informationen, Zustimmungen oder Mitteilungen und Leistungsorte werden entsprechend den Kundenanforderungen und dem Projektumfang vereinbart.
Wie messen Sie Qualität und Termintreue?
Wir vereinbaren geeignete SLA, KPI, Kontrollpunkte, Berichtsintervalle, Ausnahmebehandlung und Eskalationswege für den konkreten Prozess.
Wie werden Änderungen oder die Beendigung der Leistung geregelt?
Wir dokumentieren Änderungen des Umfangs und die sichere Übergabe von Daten, Dokumenten, Wissen und Verantwortung, damit Kontinuität und Kontrolle erhalten bleiben.
