W sytuacji, gdy Operator Pocztowy przetwarza dane w związku ze świadczeniem usług pocztowych, nie trzeba podpisywać z nim umowy powierzenia. Jeżeli natomiast administrator danych korzysta z innych usług operatora pocztowego i dochodzi do przekazania danych, taką umowę trzeba podpisać.

Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych wszelkie informacje, które pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną (pośrednio czy bezpośrednio), mają status danych osobowych. Bez wątpienia takimi danymi są dane przekazywane operatorowi pocztowemu w celu umożliwienia dostarczenia przesyłki konkretnemu adresatowi. 

Podmiot, któremu adresat powierzył swoje dane w celu wysłania przesyłki, jest administratorem tych danych osobowych adresata. Co do zasady, tylko administrator danych osobowych może przetwarzać dane osobowe, którymi zarządza. Jeżeli chce je udostępnić innym podmiotom, zazwyczaj musi zawrzeć z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje wprawdzie sytuacje, w których przekazanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zawarcia umowy powierzenia jest możliwe, ale są to wyjątki (udostępnienie danych organom państwowym, przetwarzanie danych centrali przez oddział u tego samego administratora danych osobowych, itp.).

Operator Pocztowy może wejść w posiadanie danych osobowych adresata jedynie na dwa sposoby:

- pozyskując dane osobowe adresata od nadawcy przesyłki,
- pozyskując dane osobowe adresata od niego samego.

Legalność przetwarzania danych przez Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. jest zapewniona poprzez wypełnienie dyspozycji art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – przetwarzanie danych jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (w związku z ustawą Prawo Pocztowe), a od 25 maja 2018 r. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze (w związku z ustawą Prawo Pocztowe).

Backoffice Outsourcing Sp. z o.o. jest operatorem pocztowym w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, tj. przedsiębiorcą uprawnionym do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.  Zgodnie z dyspozycją art. 42 ww. ustawy informacje lub dane objęte tajemnicą pocztową mogą być zbierane, utrwalane, przechowywane, opracowywane, zmieniane, usuwane lub udostępniane tylko wówczas, gdy czynności te dotyczą świadczonej usługi pocztowej albo są jej niezbędne do jej wykonania lub przepisy odrębne stanowią inaczej.

Backoffice Outsourcing Sp. z o.o., w momencie przekazania jej danych osobowych w celu świadczenia usługi, staje się administratorem tych danych.

Dopiero w przypadku, gdy Operator Pocztowy nie realizuje usług pocztowych, lecz inne usługi, przekazanie temu podmiotowi danych osobowych adresata (lub innego podmiotu) musi nastąpić na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu i zakresie przewidzianym w tej umowie. Tylko wtedy też operator pocztowy będzie miał status procesora (podmiotu, któremu powierzono przetwarzania danych osobowych), a nie administratora danych (jak to będzie w przypadku uzyskania danych osobowych przy okazji świadczenia usług pocztowych).

Podstawa prawna: 

ustawa z 24 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1000).

ustawa z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1481).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, iż administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Backoffice Outsourcing Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (04-036) przy Al. Stanów Zjednoczonych 72/12, zwany dalej Administratorem.

Kontakt e-mail: cok@backofficeoutsourcing.de

Administrator przetwarza między innymi dane osobowe:

1. klientów będących osobami fizycznymi;
2. w przypadku klientów Administratora będących osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej – dane osobowe osób uprawnionych do reprezentacji takich podmiotów, pracowników i współpracowników takich klientów;
3. dostawców usług będących osobami fizycznymi, jak również pracowników i współpracowników dostawców usług;
4. osób współpracujących w sposób stały bądź sporadyczny przy świadczeniu usług przez Administratora;
5. osób zgłaszających się w celu uzyskania pomocy w zakresie doradztwa prawnego świadczonego, jak również osób, których dane zostały uzyskane przy okazji świadczenia takich usług na rzecz klientów Administratora.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach:

1. *wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, wynikających z prawa Unii lub prawa polskiego;
2. **zawarcia i wykonania umowy, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w tym w szczególności umowy obsługi prawnej, księgowej, doradczej bądź umowy o świadczenie usług na rzecz Administratora przez dostawców takich usług;
3. **do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, za które administrator uznaje w szczególności: dochodzenie, ustalenie i obronę przed roszczeniami, zapobieganie oszustwom, zapewnienie bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego, w celu oferowania produktów i usług, stosowanie systemów kontroli wewnętrznej, monitorowanie Administratora, ustalanie konfliktów interesów i naruszeń etycznych w zakresie niezbędnym do przeciwdziałania nadużyciom, w celach archiwalnych i statystycznych, jak również świadczenie usług na rzecz klienta, w sytuacji, w których interes klienta jest nadrzędny wobec interesów, praw i wolności osoby, których dane dotyczą.

Kategorie danych jakie przetwarzamy:

Administrator może przetwarzać dane osobowe następujących kategorii osób:

1. pracownicy;
2. współpracownicy;
3. klienci;
4. dostawcy, które Zleceniodawca przetwarza jako administrator lub jako podmiot przetwarzający w przypadku posiadania uprawnienia do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:

1. w celu kontaktu przez formularz kontaktowy: Imię, Nazwisko, nazwę firmy, e-mail, dane przekazane przez osobę w wiadomości.
2. podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię (imiona) i nazwisko, nazwisko rodowe, PESEL, data i miejsce urodzenia, adres stały, dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne; elektroniczne dane identyfikacyjne;
3. podstawowe dane kontaktowe, takie jak: numer telefonu, adres email, adres zamieszkania; dane identyfikacji podatkowej;
4. dane jakie przepisy prawa zobowiązują Klienta do ich ujawnienia, np. stan cywilny, stan zdrowia itd.
5. zawód i zatrudnienie; aktualne zatrudnienie; rekrutacja; zakończenie pracy; kariera; wynagrodzenie; aktywa posiadane przez pracownika – jeśli jest to konieczne z punktu widzenia świadczonych usług; bądź na potrzeby procesu rekrutacji;
6. do wystawienia faktury: imię nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania lub adres prowadzenia działalności gospodarczej, NIP, REGON.

Ponadto Administrator może przetwarzać inne kategorie danych osobowych, o ile nie można zakwalifikować tych danych do żadnej ze wskazanych grup, a przetwarzanie jest dokonywane w celach określonych niniejszą informacją.

Na danych tych będą wykonywane następujące operacje: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Pani/Pana dane osobowe możemy udostępniać następującym kategoriom podmiotów:

1. podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzystamy przy ich przetwarzaniu,
2. firmom prawniczym (kancelarie radców prawnych, adwokatów, biegłych rewidentów, notariusze, Administratora księgowe),
3. organom administracji państwowej i podmiotów sprawujących władzę publiczną w ramach obowiązków przez prawo nałożonych; nabywcom wierzytelności,
4. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską czy drukarską,
5. audytorom,
6. organom kontrolnym,
7. podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność, np. obsługa informatyczna IT,
8. hosting, 
9. bankom,
10. w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń, organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, KAS, PIP, ZUS, PFRON, GUS).

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

1. w celu zawarcia umowy przechowujemy przez okres negocjowania umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ostatni raz Pan/Pani się z nami kontaktowała/ł w sprawie jej zawarcia;
2. w związku z zawarciem umowy przetwarzamy do końca okresu przetwarzania potencjalnych roszczeń z umowy, a w każdym przypadku przez okres wymagany przepisami prawa do końca okresu przetwarzania potencjalnych roszczeń z umowy, przykładowo: Zgodnie z art. 74 Ustawy o Rachunkowości wskazują, iż księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat od początku następnego roku obrotowego;
3. celem wypełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych – do momentu wygaśnięcia obowiązków wynikających z przepisów prawa;
4. dokumenty rozliczeniowe Księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Jako Administrator jesteśmy obowiązani do przechowywania dokumentów zawierających dane przez okresy wskazane przepisami prawa oraz określone postanowieniami wynikającymi z zawartej umowy lub gdy jest to konieczne do prawidłowego funkcjonowania naszej firmy i zachowania zasady rozliczalności.

Posiada Pani/Pan prawo:

1. dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania;
2. usunięcia danych, jeżeli Państwa zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy je przetwarzali, możesz żądać ich usunięcia;
3. ograniczenia przetwarzania;
4. przenoszenia danych;
5. wniesienia sprzeciwu;
6. cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Nadto w sytuacji, gdy przetwarzanie, którego dokonujemy narusza przepisy RODO, posiadacie Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - PUODO.

INFORMACJA CO DO WYMOGU LUB DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH I NIEPODANIA

W zakresie przetwarzania danych osobowych w celu, o którym mowa w pkt 1* powyżej, obowiązek podania danych jest wymogiem ustawowym. Z kolei w przypadku przetwarzania danych w celach, o których mowa w pkt 2** i 3**, obowiązek podania danych jest wymogiem umownym – podanie danych osobowych we wszystkich celach, o których mowa powyżej, jest dobrowolne, jednak jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy z Administratorem.

Jest Pan/Pani zobowiązany/a do ich podania a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie:

1. odmowa zawarcia umowy, przedstawienia oferty;
2. możliwość dochodzenia odszkodowania lub odmowa naszego świadczenia usług;
3. utrata prawa do ochrony ubezpieczeniowej;
4. negatywne konsekwencje przed organami Państwowymi w postaci nałożenia kar administracyjnych itp.

Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.

e-mail: cok@backofficeoutsourcing.de,

adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych Backoffice Outsourcing Sp. z o.o., Al. Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa.